Dicas de Planejamento de Formatura
Planejar uma formatura não é tarefa fácil, principalmente se você não é da área de eventos ou não está habituado com o setor. Por isso, o caminho mais fácil para ter a certeza do sucesso e da excelência esperada para o grande dia da sua turma, é escolher uma agência séria, que detenha a expertise necessária para desenvolver com vocês a formatura dos sonhos.
Mas, se mesmo tendo escolhido a sua agência de formaturas, você ainda tiver curiosidade de como funciona o planejamento deste tipo de evento, aqui vai um roteiro básico:
Escolhendo o Local Perfeito:
● Tamanho do local: Considere o número de convidados e escolha um local que acomode confortavelmente a todos.
● Acessibilidade: É importante que TODOS se sintam contemplados e considerados quanto às suas necessidades, portanto, certifique-se de que o local seja acessível não só para os formandos, mas também para os seus convidados.
● Ambientação: Tenha certeza de que o local está agradável e confortável, além de estar ambientado de acordo com o tema escolhido.
● Serviços Oferecidos: Apesar de na visita os salões usualmente apresentarem um espaço decorado, é comum que o mobiliário e a decoração não estejam incluídas no pacote então, procure se informar direitinho sobre os serviços oferecidos pelo espaço e se eles fazem sentido para o seu evento.
● Orçamento: Visite diferentes espaços, compare preços e escolha um local que se encaixe no orçamento de vocês.
Planejamento
- Definir Orçamento: Qual o budget da turma para os eventos pré formatura e para a colação e baile de gala?
- Escolher Local e Data: É importante reservar com antecedência o local escolhido para não perderem a data desejada;
- Fornecedores: Para que o evento aconteça, há um super time de profissionais envolvidos (fotógrafos, DJ, cerimonialista, recepcionistas etc.). Lembre-se de sempre verificar a competência destes profissionais e de contratá-los também com antecedência;
- Convites: Cada formando deve ter um número “X” de convites. É importante estipular essa quantidade de acordo com a capacidade total de pessoas do local escolhido;
- Decoração e Tema: A formatura será tradicional ou terá algum tema? É importante que a decoração e toda ambientação estejam de acordo isso.
- Cronograma: Os horários de início e final do evento, a entrada dos formandos, dos professores, os shows (caso haja), a valsa, a balada, todas as atividades deste dia devem ser consideradas num cronograma muito bem elaborado para que tudo ocorra como planejado;
- Checklist: Coloque tudo no papel e, alguns dias antes do evento, confirme todos os detalhes com os fornecedores e profissionais contratados.
UFA! Se cansou? Rs nós também! Mas AMAMOS toda essa correria e responsabilidade que nos permite fazer de cada formatura única e proporcionar a cada um dos nossos formandos “Experiências que Marcam!”.
